Monat: Januar 2021

Change Management – in aller Kürze

  • 21. Januar 2021
  • By Berias

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Lesedauer: 2 min

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Veröffentlicht von: Anna-Lena

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CHANGE = NORMAL

Veränderung ist der “Normalzustand” und alles andere ist die Abweichung davon. Unternehmen und Organisationen haben die ständige Aufgabe sich an die laufenden Entwicklungen am Markt anzupassen. Dies gehört zu den Kernaufgaben von Business Development und Management, um am Puls der Zeit zu bleiben.

In den wenigsten Unternehmen ist langfristiger Erfolg ein Zufall. Hier ist neben anderen wichtigen Faktoren wie Prozess Management und Innovationskraft, konsequentes Change Management entscheidend. Dies bedeutet Veränderungsprozesse auf Unternehmens- und persönlicher Ebene zu planen, zu initiieren, umzusetzen, zu reflektieren und abschließend zu stabilisieren. Der Change wird zum “Neuen Normal”.

Zu welchem Lager gehören Sie, wenn eine Veränderung ins Haus steht? 

Sind Sie Teil der Skeptiker? Damit sind Sie in großer Gesellschaft. Ca. 40% machen jeweils die Skeptiker als auch die Bremser in einem Change Projekt aus.

 

Zu den harten Gegnern zählen in der Regel ca. 15%. Oder zählen Sie sich zu den Promotoren, die in etwa 5% ausmachen und zum risikofreudigen Personenkreis in einer Organisation gehören. (vgl. Akzeptanzmatrix nach Mohr et al.)

 

Den wenigsten Menschen fallen größere Veränderungen im beruflichen Kontext leicht. Und das ist nur allzu menschlich. Stellen Sie eine geplante Veränderung gerne in Frage, ergründen Sie die Motive der Promotoren und durchleuchten Sie die Pläne für das Neue. 

Dann beantworten Sie meine Frage: 

 Zu welcher Gruppe möchten Sie gehören? 

Skeptiker, Promoter, Gegner oder Bremser?

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Lesen Sie weiter, wenn sie sich auf das Abenteuer Change Management voll und ganz einlassen wollen! 

Wunderbar! Ich nehme an, Sie haben sich auf die Seite der Befürworter geschlagen und sind motoviert den Change aktiv und zielführend mitzugestalten! 

Erfolgreiche Change Projekte folgen in groben Zügen einer Dreier-Logik.

  1. Benennen Sie den oder die Gründe für eine anstehende Veränderung. Wie sieht Ihre Ausgangssituation aus? Betrachten sie die Lage aus der Vogelperspektive, um sich nicht in Details zu verlieren. Bestimmen Sie Ihren Standort und damit den Beginn der Route.
  2. Entwickeln Sie ein gemeinsames und attraktives Zielbild. Und wichtig – visualisieren Sie diese Vision, die Sie und Ihre Organisation durch die verschiedenen Phasen eines Change Projektes tragen wird. Achten sie darauf, dass das Zukunftsbild realistisch und greifbar ist. Möglichst viele der Beteiligten sollen sich darin wieder finden.
  3. Und nun geht es an die konkrete Planung. Stellen Sie weitere Fragen und suchen sie nach den maßgeschneiderten Antworten für die anstehende Veränderung! Werfen Sie ihr umfangreiches Wissen und Verständnis über Organisationen in die Waagschale, folgen sie dem iterativen Prozess und lassen Sie Spielraum offen, um im Verlauf des Change agil zu bleiben.

Change Projekte sind keine technischen Vorhaben. Sie halten sich nicht an eine lineare und starre Planung. Herkömmliche und einfache Ursache-Wirkungsketten lassen sich hier kaum anwenden

Ein Change-Vorhaben braucht den Blick auf verschiedene Ebenen.

  • Einerseits braucht es eine Anpassung auf der strukturellen Ebene. Prozesse, Systeme, Schnittstellen benötigen eine neue Ausrichtung – schließlich hat sich das Ziel verändert! Diese Aspekte lassen sich meist kognitiv erfassen, berechnen, logisch ermitteln und darstellen. Hier befinden Sie sich auf der “Kopf-Ebene”.
  • Parallel dazu braucht es eine “Bauch-Ebene”. Auch wenn es in unseren Breitengraden in erster Linie nach wie vor um Logik, Wissen und Strategie geht – Beteiligte sind immer die Menschen, die den bisherigen wie auch den neuen Prozessen das Leben einhauchen und damit den Erfolg von Organisationen sichern. Sehen Sie sich die ungeschriebenen Gesetzmäßigkeiten in Ihrer Belegschaft an. Welches Verhalten wird positiv bewertet? Was gehört zum guten Ton und was nicht? Für das Gelingen von Change Vorhaben müssen sie auch an diesen Schrauben drehen und vermeintliche Wahrheiten auf den Kopf stellen. 

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Tiefer steigen wir im nächsten Artikel ein, indem wir uns ansehen welche 7 Phasen ein Veränderungsprozess in der Regel durchlebt. Kommen Sie mit auf das Abenteuer der Veränderungen – es wird Ihnen gefallen!

Dieser Artikel wurde verfasst von:

/wp-content/uploads/2020/05/Anna-Lena_hochformat.jpgAnna-Lena Fesl

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    Homeoffice Leitfaden

    • 14. Januar 2021
    • By Berias

    BERIAS.newsblog

    Lesedauer: 4 min

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    Veröffentlicht von: Tobias Heß

    Weitere artikelDas Prinzip Homeoffice:1. Starke Vision2. Empathische Kommunikation3. Anpassungsfähigkeit4. Action Teams

    5. Routinen entwickeln

    6. Wahl der Kanäle7. Schnelle Verbindung8. Sichere Software9. IT-Support

    1

    Eine starke Vision bietet in Krisenzeiten einen festen Anker

    Das Hindernis: Das Ziel wird schnell aus den Augen verloren. Im isolierten Arbeiten fehlt der Austausch mit anderen Teams, um das „große Ganze“ zu erkennen. Dies mindert die Motivation.

    Die Lösung: Eine starke Vision kommunizieren und eine realistische Perspektive bieten. Dafür braucht es mehr one-to-one Gespräche durch den Teamleiter, jede Woche einen klaren Actionplan mit allen Aufgaben und das Abhaken erfolgreich beendeter Aufgabenpakete. So wird der Fortschritt der Arbeit für alle sichtbar.

    2

    Empathische Kommunikation ist der Schlüssel

    Das Hindernis: Die Mitarbeiter kämpfen nicht nur mit Isolation, sondern ggf. auch mit Schwierigkeiten im privaten Umfeld, denen sie im Homeoffice permanent ausgesetzt sind.

    Die Lösung: Regelmäßige one-to-one Gespräche, auch in Bezug auf die persönliche Lage. Der Teamleiter braucht eine empathische Grundhaltung für seine Mitarbeiter und regelmäßig ein offenes Ohr für ihre Schwierigkeiten.

    3

    Anpassungsfähigkeit

    Das Hindernis: Krisen und Veränderungen erschüttern auf vielen Ebenen. Dies betrifft ganze Organisationen, Teams und jeden Einzelnen. In Folge dessen rütteln überraschende Ereignisse auch an Prozessen, die der Mensch geschaffen hat.

    Die Lösung: Die Anpassungsfähigkeit des Menschen bleibt in allen Veränderungen der entscheidende Faktor. Bewusstes Stärken von Zuversicht, Kreativität und Empathie befähigt die Mitarbeiter die Prozesse und Strukturen an die neuen Bedingungen anzupassen und damit zukunftsfähig zu bleiben.

    Jetzt der komplette Artikel zum kostenlosen Download.

    4

    Action Teams führen zu klaren Strukturen und fördern rasche Entscheidungsfindungen

    Das Hindernis: Isoliert zu arbeiten kann Verwirrung auslösen. Wer muss wann, mit welchem Thema angesprochen werden und wer trifft die Entscheidung? Wie wird mit Verzögerungen und Schwierigkeiten umgegangen? Wie bleiben meine Mitarbeiter motiviert?

    Die Lösung: Kleine und cross-funktionale Teams. Die Teams brauchen dabei einen klaren Arbeitsauftrag, eine starke Mission und eine klare Reporting-Linie. Dadurch können sie Aufgaben schnell abhaken und die Motivation aufrecht erhalten.

    5

    Neue Routinen schaffen und entwickeln

    Das Hindernis: Der Entfall der täglich gewohnten Routinen hinterlässt ein Gefühl der Haltlosigkeit. Außerdem entstehen in jedem Unternehmen unterschiedliche  Herausforderungen. Niemand kann alles im Voraus planen und berücksichtigen.

    Die Lösung: Feste, tägliche Abläufe definieren. Meetings kurz halten. Ein Teilnehmer misst Zeit und Ergebnis. Alle Beteiligten ranken das Meeting im Anschluss mit einem 5-Sternesystem auf Sinn und Nutzen. Dadurch wird Zeit effektiver genutzt.

    Testen Sie die neuen Lösungen und geben Sie allen kontinuierlich Feedback darüber, was funktioniert und was nicht. So können Sie Synergien nutzen und Fehler vermeiden.

    Lassen Sie außerdem Ihre Angestellten vorher die Produktivität von Methoden schätzen und messen Sie diese dann mithilfe von KPIs, die für alle transparent sind. Ihre Mitarbeiter werden anfangen, bessere Wege zu suchen und die Schätzungen zu überbieten. Sie motivieren sich selbst.

    6

    Die Wahl des richtigen Kanals zum richtigen Moment

    Das Hindernis: Die Mitarbeiter verwenden die unterschiedlichsten Apps und Programme, um miteinander zu kommunizieren. Dabei gehen Nachrichten und Aufgabenstellungen unter und erzeugen zusätzlichen Stress.

    Die Lösung: Eine klare Richtlinie, welche Software wann eingesetzt wird.

    • Individuelle „catch-ups“ und Aufbau von Beziehungen
    • Diskussion von heiklen und schwierigen Themen

    • Problemlösung und gemeinsames Erarbeiten mit geteiltem Bildschirm oder Whiteboard
    • Wöchentliche Planungs- und Review-Session
    • Entscheidungsrunden
    • Workshops und Trainings
    • Team Gespräche und Retrospektiven

    • Prozesse veröffentlichen
    • Wichtige Fragen und um Rat fragen
    • Team Up-to-date halten
    • Sozialer Team Talk

    • Vorstellung und Erklärung von Arbeitspaketen
    • Hilfestellungen für das Team, bei sehr wenig Zeit
    • Zusammenfassung von Meetings für die, die nicht teilnehmen konnten

    • Updates und Status für größere Gruppen
    • Formale Kommunikation, intern und extern

    7

    Die Verbindung muss schnell und stabil sein

    Das Hindernis: Beim Arbeiten über das Internet und dem Zugriff über Server, müssen diese die Rechenleistung auch bereitstellen können. Ansonsten entstehen zeitliche Verzögerungen, Mehrarbeit und Frust bei den Mitarbeitern.

    Die Lösung: Die gewählten Server (ob Cloud Lösung oder eigene Server) müssen darauf ausgelegt sein, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig  in Remote arbeiten können. Für die Mitarbeiter muss festgelegt werden, dass sie nur ins Homeoffice können, wenn ihre Internetverbindung schnell und stabil ist.

    8

    IT-Sicherheit und Datenschutz

    Das Hindernis: Die Verwendung privater Kommunikationskanäle ist oft intuitiver und leichter zugänglich. Nicht für jeden Mitarbeiter ist es ganz einfach eine VPN-Verbindung aufzubauen.

    Die Lösung: Die angebotenen Kommunikationskanäle müssen genauso leicht verständlich und anwendbar sein. Gleichzeitig ist es erforderlich, dass die gewählte Software die Sicherheitsstandards selbstständig einhält.

    9

    IT-Support

    Das Hindernis: Nicht jeder User kennt sich mit den gegebenen Tools ausreichend aus. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die IT-Mitarbeiter nicht durch wiederholte Fragen zur Nutzung von Software von ihrer eigentlichen Aufgabe abgehalten werden. Nämlich das System stabil und sicher zu halten.

    Die Lösung: Es braucht eine Tutorial Plattform, über die Nutzer alle wichtigen Nutzungserläuterungen erhalten. Für Microsoft Office 365 gibt es diese Tutorials bereits auf der Microsoft Website. Weitere Tutorials zu Themen wie Softskills etc. könnten den Mitarbeitern zum Beispiel durch einen kostenlosen Zugang zu LinkedIn Learning bereitgestellt werden. Darüber kann auch ein Austausch über Learnings gelingen.

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    Dieser Artikel wurde verfasst von:

    /wp-content/uploads/2020/05/Tobias_hochformat-1.jpgTobias Heß

    Strategie Partner

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      RPA im Gesundheitswesen

      • 10. Januar 2021
      • By Berias

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      Lesedauer: 2,5 min

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      Veröffentlicht von: Tobias Heß

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      RPA UNTERSTÜTZT

      Die aktuellen Herausforderungen überlasten die Gesundheitsbranche und haben der Automatisierung einen gewaltigen Aufschwung gegeben. Auf der ganzen Welt suchen Gesundheitssysteme ständig nach schnellen Verbesserungen. Durch die Überbelastung werden bekannte Probleme nun nicht nur sichtbar, sondern zum ernsthaften Risiko. RPA (Robotic Process Automation) hilft dabei, die ausufernden Verwaltungsabläufe zu minimieren und gleichzeitig zu sichern.

      Die Gesundheitsbranche kämpft an vielen Stellen mit höheren Auflagen wie andere Branchen und hinkt bei der Digitalisierung hinterher. Zum Beispiel der Umgang mit sensiblen Daten und die strengen Prozeduren, die bei der Bearbeitung und der Aufbewahrung von Gesundheitsakten befolgt werden müssen. Während die Patientenversorgung im Vordergrund stehen sollte, sind Mediziner/innen, Pflegekräfte und andere Angestellte oftmals mit administrativen Aufgaben beschäftigt, die erledigt werden müssen. Begonnen mit dem Anlegen der Patientendaten, detaillierte Berichterstattung, Kommunikation mit den Krankenkassen und so weiter.

      Und auch auf organisatorischer Ebene gibt es zahlreiche sich wiederholende Aufgaben, die die Kosten in die Höhe treiben und den Betrieb verlangsamen. Ob es sich um die Anmeldung neuer Patienten und Patientinnen oder um die Abwicklung von Zahlungen handelt, viele Aufgaben sind repetitiv und folgen bestimmten Regeln. Das bedeutet, dass sie automatisiert werden können, wodurch Menschen Zeit gewinnen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

      RPA

      Mit RPA – Robotic Process Automation am Puls der Zeit bleiben und Unternehmen zukunftssicher gestalten.

      JETZT INFORMIEREN!Mit RPA (Robotic Process Automation) lassen sich im Gesundheitsbereich diverse Bereiche automatisieren:

      • Terminvereinbarung, Online Terminvereinbarung, Terminwahrnehmung sicherstellen durch SMS-Erinnerung
      • Vorab-Diagnosen
      • Kommunikation mit Versicherungen automatisieren
      • Supply Management: Immer alle Bestände aktuell, automatischer Einkauf bei kritischer Menge, automatisierte Bezahlung der Waren, Lieferanten vergleichen und evaluieren
      • Patientenakten anlegen, Patientenakten vervollständigen
      • Sauberes und immer aktuelles Dokumentenmanagement
      • Kostenvoranschläge erstellen
      • Patientenrechnungen automatisch stellen und verfolgen

      Nehmen wir als Beispiel ein allgemeines Pflegekrankenhaus in Europa: mit etwa 2.000 Angestellten, 70.000 Notfallbesuchen und 300.000 ambulante Patienten und Patientinnen jährlich. Dieser Gesundheitsdienstleister kämpfte damit, eine effiziente betriebliche Infrastruktur aufrechtzuerhalten, während sein Kundenstamm ständig wächst.

      Das Krankenhaus steht in einem permanenten Spannungsfeld: Einerseits strebt es danach einen hohen und gleichbleibenden Standard in der Patientenversorgung zu bieten, andererseits ist es mit einem Berg an administrativen Tätigkeiten konfrontiert. Diese Anforderungen gilt es in Balance zu halten. Es ist wichtig Abläufe zu dokumentieren, nur leider wird hier die Zeit der Angestellten mit Papierkram oder der Übertragung von handschriftlichen Aufzeichnungen in ein digitales Format gebunden. Diese eher stupiden Arbeiten reduzieren das Zeitkonto für die persönliche Betreuung der Patienten und Patientinnen.

      Mit dem Einsatz von RPA konnte das Krankenhaus Teile seiner Prozesse rationalisieren, beschleunigen und gleichzeitig auch die Transparenz für die Patienten und Patientinnen erhöhen. Durch den Einsatz von Softwarerobotern zur Ermittlung der optimalen Lagerbestände oder für Ansprüche und Abrechnungen konnte der Bearbeitungsaufwand deutlich reduziert werden. Patienten und Patientinnen konnten nun von einer Plattform aus auf ihre Krankengeschichte, Abrechnungsinformationen oder Terminpläne zugreifen. Dies bedeutete, dass die Mediziner/innen nun einen besseren Patientenfluss haben und mehr Zeit mit ihnen verbringen konnten, was es dem Krankenhaus erleichterte, seine Kunden zu bedienen und gleichzeitig die rechtzeitigen Zahlungen zu erhöhen.

      Einige Vorteile, die ein Krankenhaus oder andere Gesundheitsdienstleister durch RPA sehen können, sind:

      • Rationalisierter Front-Office-Support: Softwareroboter können effizienter und schneller auf Patientenanfragen reagieren, sodass der Patientenfluss sowohl für den Patienten und Patientinnen als auch für die Klinik positiver verläuft.
      • Datensicherheit: Datenübertragungen durch automatisierte Prozesse sind immer vertraulich, wodurch menschliche Fehler von vornherein ausgeschlossen werden.
      • Überlegene Systemkompatibilität: Da es sich bei der Automatisierungssoftware, wie sie von UiPath entwickelt wurde, um einen Prozess handelt, greift sie nicht in bestehende Systeme und Anwendungen im Gesundheitswesen ein. Das bedeutet, dass sie erfolgreich laufen kann, ohne dass zusätzliche Investitionen für Systemänderungen notwendig sind.
      • Besseres Kostenmanagement: Die Kosten eines Software-Roboters betragen nur einen Bruchteil der Kosten eines menschlichen Mitarbeiters. Bei sich wiederholenden, fehleranfälligen Aufgaben kann RPA erhebliche Einsparungen ermöglichen, die reinvestiert werden können und so die Möglichkeit für eine bessere Patientenversorgung bieten.

      RPA ist bereits ein wichtiger Digitalisierungsbaustein und wird auch in Zukunft, aufgrund steigender Kosten des Gesundheitssystems sowie steigenden Patientenzahlen immer mehr an Bedeutung gewinnen. In Verbindung mit KI kann man davon ausgehen, dass sich Prozesse und Lösungswege in den nächsten Jahren enorm weiterentwickeln werden und so den Umgang mit Patientendaten sowie die Interaktion mit Patienten und Patientinnen grundliegend verändern werden. Ziel muss es sein, Ärzte und Ärztinnen zu entlasten, Kosten zu senken und den Fokus auf die Behandlung zu legen und somit auch den Service am Patienten zu erhöhen.

      Dieser Artikel wurde verfasst von:

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