Homeoffice Leitfaden

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Lesedauer: 4 min

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Veröffentlicht von: Tobias Heß

Weitere artikelDas Prinzip Homeoffice:1. Starke Vision2. Empathische Kommunikation3. Anpassungsfähigkeit4. Action Teams

5. Routinen entwickeln

6. Wahl der Kanäle7. Schnelle Verbindung8. Sichere Software9. IT-Support

1

Eine starke Vision bietet in Krisenzeiten einen festen Anker

Das Hindernis: Das Ziel wird schnell aus den Augen verloren. Im isolierten Arbeiten fehlt der Austausch mit anderen Teams, um das „große Ganze“ zu erkennen. Dies mindert die Motivation.

Die Lösung: Eine starke Vision kommunizieren und eine realistische Perspektive bieten. Dafür braucht es mehr one-to-one Gespräche durch den Teamleiter, jede Woche einen klaren Actionplan mit allen Aufgaben und das Abhaken erfolgreich beendeter Aufgabenpakete. So wird der Fortschritt der Arbeit für alle sichtbar.

2

Empathische Kommunikation ist der Schlüssel

Das Hindernis: Die Mitarbeiter kämpfen nicht nur mit Isolation, sondern ggf. auch mit Schwierigkeiten im privaten Umfeld, denen sie im Homeoffice permanent ausgesetzt sind.

Die Lösung: Regelmäßige one-to-one Gespräche, auch in Bezug auf die persönliche Lage. Der Teamleiter braucht eine empathische Grundhaltung für seine Mitarbeiter und regelmäßig ein offenes Ohr für ihre Schwierigkeiten.

3

Anpassungsfähigkeit

Das Hindernis: Krisen und Veränderungen erschüttern auf vielen Ebenen. Dies betrifft ganze Organisationen, Teams und jeden Einzelnen. In Folge dessen rütteln überraschende Ereignisse auch an Prozessen, die der Mensch geschaffen hat.

Die Lösung: Die Anpassungsfähigkeit des Menschen bleibt in allen Veränderungen der entscheidende Faktor. Bewusstes Stärken von Zuversicht, Kreativität und Empathie befähigt die Mitarbeiter die Prozesse und Strukturen an die neuen Bedingungen anzupassen und damit zukunftsfähig zu bleiben.

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4

Action Teams führen zu klaren Strukturen und fördern rasche Entscheidungsfindungen

Das Hindernis: Isoliert zu arbeiten kann Verwirrung auslösen. Wer muss wann, mit welchem Thema angesprochen werden und wer trifft die Entscheidung? Wie wird mit Verzögerungen und Schwierigkeiten umgegangen? Wie bleiben meine Mitarbeiter motiviert?

Die Lösung: Kleine und cross-funktionale Teams. Die Teams brauchen dabei einen klaren Arbeitsauftrag, eine starke Mission und eine klare Reporting-Linie. Dadurch können sie Aufgaben schnell abhaken und die Motivation aufrecht erhalten.

5

Neue Routinen schaffen und entwickeln

Das Hindernis: Der Entfall der täglich gewohnten Routinen hinterlässt ein Gefühl der Haltlosigkeit. Außerdem entstehen in jedem Unternehmen unterschiedliche  Herausforderungen. Niemand kann alles im Voraus planen und berücksichtigen.

Die Lösung: Feste, tägliche Abläufe definieren. Meetings kurz halten. Ein Teilnehmer misst Zeit und Ergebnis. Alle Beteiligten ranken das Meeting im Anschluss mit einem 5-Sternesystem auf Sinn und Nutzen. Dadurch wird Zeit effektiver genutzt.

Testen Sie die neuen Lösungen und geben Sie allen kontinuierlich Feedback darüber, was funktioniert und was nicht. So können Sie Synergien nutzen und Fehler vermeiden.

Lassen Sie außerdem Ihre Angestellten vorher die Produktivität von Methoden schätzen und messen Sie diese dann mithilfe von KPIs, die für alle transparent sind. Ihre Mitarbeiter werden anfangen, bessere Wege zu suchen und die Schätzungen zu überbieten. Sie motivieren sich selbst.

6

Die Wahl des richtigen Kanals zum richtigen Moment

Das Hindernis: Die Mitarbeiter verwenden die unterschiedlichsten Apps und Programme, um miteinander zu kommunizieren. Dabei gehen Nachrichten und Aufgabenstellungen unter und erzeugen zusätzlichen Stress.

Die Lösung: Eine klare Richtlinie, welche Software wann eingesetzt wird.

• Individuelle „catch-ups“ und Aufbau von Beziehungen
• Diskussion von heiklen und schwierigen Themen

• Problemlösung und gemeinsames Erarbeiten mit geteiltem Bildschirm oder Whiteboard
• Wöchentliche Planungs- und Review-Session
• Entscheidungsrunden
• Workshops und Trainings
• Team Gespräche und Retrospektiven

• Prozesse veröffentlichen
• Wichtige Fragen und um Rat fragen
• Team Up-to-date halten
• Sozialer Team Talk

• Vorstellung und Erklärung von Arbeitspaketen
• Hilfestellungen für das Team, bei sehr wenig Zeit
• Zusammenfassung von Meetings für die, die nicht teilnehmen konnten

• Updates und Status für größere Gruppen
• Formale Kommunikation, intern und extern

7

Die Verbindung muss schnell und stabil sein

Das Hindernis: Beim Arbeiten über das Internet und dem Zugriff über Server, müssen diese die Rechenleistung auch bereitstellen können. Ansonsten entstehen zeitliche Verzögerungen, Mehrarbeit und Frust bei den Mitarbeitern.

Die Lösung: Die gewählten Server (ob Cloud Lösung oder eigene Server) müssen darauf ausgelegt sein, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig  in Remote arbeiten können. Für die Mitarbeiter muss festgelegt werden, dass sie nur ins Homeoffice können, wenn ihre Internetverbindung schnell und stabil ist.

8

IT-Sicherheit und Datenschutz

Das Hindernis: Die Verwendung privater Kommunikationskanäle ist oft intuitiver und leichter zugänglich. Nicht für jeden Mitarbeiter ist es ganz einfach eine VPN-Verbindung aufzubauen.

Die Lösung: Die angebotenen Kommunikationskanäle müssen genauso leicht verständlich und anwendbar sein. Gleichzeitig ist es erforderlich, dass die gewählte Software die Sicherheitsstandards selbstständig einhält.

9

IT-Support

Das Hindernis: Nicht jeder User kennt sich mit den gegebenen Tools ausreichend aus. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die IT-Mitarbeiter nicht durch wiederholte Fragen zur Nutzung von Software von ihrer eigentlichen Aufgabe abgehalten werden. Nämlich das System stabil und sicher zu halten.

Die Lösung: Es braucht eine Tutorial Plattform, über die Nutzer alle wichtigen Nutzungserläuterungen erhalten. Für Microsoft Office 365 gibt es diese Tutorials bereits auf der Microsoft Website. Weitere Tutorials zu Themen wie Softskills etc. könnten den Mitarbeitern zum Beispiel durch einen kostenlosen Zugang zu LinkedIn Learning bereitgestellt werden. Darüber kann auch ein Austausch über Learnings gelingen.

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